Diagram Pareto jako podstawa analizy biznesowo-procesowej

Zasada Pareto, została sformułowana przez włoskiego ekonomistę Vilfredo Pareto. Zaobserwował on, że około 80% bogactwa we współczesnych mu Włoszech jest w posiadaniu 20% społeczeństwa. Z czasem okazało się, że ta proporcja ma zastosowanie w wielu innych dziedzinach życia.

W kontekście analizy procesów biznesowych, zasada ta sugeruje, że 80% problemów, opóźnień czy kosztów w procesach wynika z zaledwie 20% przyczyn.

Przykładowo:

• w firmie produkcyjnej 80% wad produktów może być spowodowane przez 20% wszystkich możliwych przyczyn.
• w obsłudze klienta, 80% skarg może dotyczyć 20% oferowanych usług.

Zrozumienie tej zależności jest kluczowe, ponieważ pozwala skierować zasoby i energię dokładnie tam, gdzie przyniesie to największe korzyści.

Tworzenie Diagramu Pareto jest procesem stosunkowo prostym i można go wykonać przy użyciu popularnych arkuszy kalkulacyjnych, takich jak Microsoft Excel lub kompleksowych pakietów statystycznych jak np. MiniTab. Oto podstawowe kroki:

1. Zdefiniuj problem i zbierz dane: określ, jaki problem chcesz przeanalizować (np. przyczyny reklamacji) i zbierz dane dotyczące częstotliwości występowania poszczególnych przyczyn w określonym czasie.
2. Uporządkuj dane: uszereguj zebrane przyczyny od najczęściej występującej do najrzadszej.
3. Oblicz udział procentowy i skumulowany: dla każdej przyczyny oblicz jej procentowy udział w całości problemu, a następnie oblicz skumulowany procent, dodając kolejno udziały procentowe.
4. Narysuj wykres: stwórz wykres słupkowy dla częstotliwości występowania przyczyn
   (w porządku malejącym) oraz wykres liniowy dla skumulowanego udziału procentowego na tej samej osi.

Interpretacja gotowego diagramu polega na zidentyfikowaniu punktu, w którym krzywa Lorenza osiąga wartość około 80%. Przyczyny znajdujące się na lewo od tego punktu to te, które powinny stać się priorytetem w działaniach naprawczych.

Rozpatrzmy następujący przykład wad w procesie:

Wykorzystajmy arkusz kalkulacyjny do budowy Diagramu Pareto. Aby to zrobić w pierwszej kolejności dodajmy niezbędne dane do tabeli.

Obecnie posiadamy wszystkie dane niezbędne do wykreślenia diagramu:

Wykres ten można również przygotować z wykorzystaniem pakietu statystycznego MiniTab:

Aby to zrobić należy w pierwszej kolejności przygotować dane:

Wprowadzić niezbędne informacje w zakładce „Pareto Chart” w pakiecie statystycznym:

I wykreślić wykres:

Interpretacja obu, utworzonych wykresów:

Dwa różniące się wizualnie wykresy, utworzone z wykorzystaniem dwóch różnych narzędzi, które statystyk interpretuję tak samo:

• Z perspektywy rodzaju wady największą liczbę stanowią wady „brakujący sworzeń” – 43,3% wszystkich wad.
• Biorąc pod uwagę dwie pierwsze wady tj. „brakujący sworzeń” oraz „ostre krawędzie” – stanowią one już 66,7% wszystkich wad.
• Sygnał procesowy jest prosty – z perspektywy liczby wad, zajmij się redukcją lub eliminacją wad związanych z brakującym sworzniem, czyli problemem największym
  w Twoim procesie.

Analiza biznesowa powyższego przykładu: biorąc pod uwagę aspekt biznesowy należy dla powyższej analizy przeprowadzić podobną analizę, biorącą pod uwagę np. koszt związany
z poszczególnymi, wyżej wypisanymi wadami.

Wdrożenie analizy Pareto w strategię zarządzania procesami przynosi szereg wymiernych korzyści. Przede wszystkim pozwala na:

• identyfikację kluczowych problemów: skupia uwagę na najważniejszych przyczynach, eliminując marnotrawstwo czasu na analizę mniej istotnych czynników z perspektywy procesowo-biznesowej
• efektywną alokację zasobów: umożliwia skierowanie sił, środków finansowych i czasu pracowników tam, gdzie przyniesie to największy zwrot z inwestycji
• poprawę jakości i wydajności: koncentracja na eliminacji głównych źródeł błędów prowadzi do znaczącej poprawy jakości produktów i usług oraz ogólnej wydajności procesów
• lepsze podejmowanie decyzji: dostarcza klarownych, opartych na danych argumentów, które wspierają podejmowanie strategicznych decyzji

Pozwala on liderom i analitykom przejść od gaszenia pożarów do proaktywnego i strategicznego zarządzania, koncentrując się na tym, co naprawdę ma znaczenie – w myśl zasady 80/20 😊

Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci wybrać odpowiednie szkolenie lub uszyjemy je na miarę Twoich potrzeb.

Na Twoje pytania czekają: