Efektywne zarządzanie procesami – Lekcje Jednopunktowe (One Point Lesson – OPL)
Lekcje Jednopunktowe (OPL) są integralną częścią filozofii Lean, wykorzystywaną przez firmy w niemal każdym procesie. OPL to jednostronicowe dokumenty, które zawierają wizualne i tekstowe przedstawienie stanu docelowego jednego kluczowego zagadnienia lub umiejętności.
Ich celem jest szybkie i efektywne przekazywanie kluczowych informacji oraz rozwój umiejętności pracowników. OPL są istotnym elementem poprawy procesów, eliminacji marnotrawstwa oraz ciągłego doskonalenia. Dzięki OPL pracownicy mogą szybko przyswajać nowe standardy i procedury, co przekłada się na lepszą jakość i wydajność pracy.
W firmach, OPL są stosowane jako sposób na standaryzację procesów i eliminację marnotrawstwa poprzez krótkie, jednoznaczne i wizualne przedstawienie jednego kluczowego zagadnienia lub umiejętności.
Dzięki temu, pracownicy mogą szybko przyswajać nowe standardy i procedury, co przyczynia się do ciągłego doskonalenia procesów i podnoszenia efektywności pracy.
Onboarding nowych pracowników vs Lekcje Jednopunktowe
Lekcje Jednopunktowe (OPL) są niezwykle pomocne w procesie onboardingu (czyli wdrożenia nowych pracowników) oraz w zarządzaniu różnicami pokoleniowymi w miejscu pracy:
- Onboarding pracowników –OPL są idealnym narzędziem do szybkiego i efektywnego wprowadzenia nowych pracowników do firmy. Dzięki swojej prostocie i jednoznaczności, OPL pozwalają na szybkie przyswajanie kluczowych informacji oraz umiejętności niezbędnych do wykonywania obowiązków. Nowi pracownicy mogą łatwo zrozumieć standardy i procedury obowiązujące w firmie, co skraca czas potrzebny na pełne wdrożenie się do pracy. Wizualne przedstawienie informacji w OPL pomaga również w lepszym zapamiętywaniu i zrozumieniu przekazywanych treści.
- Zarządzanie różnicami pokoleniowymi– Współczesne miejsca pracy często składają się z pracowników różnych pokoleń, co może prowadzić do różnic w stylach pracy, komunikacji i oczekiwaniach. OPL pomagają w zarządzaniu tymi różnicami, ponieważ to uniwersalne narzędzie, które może być zrozumiane przez wszystkich, niezależnie od wieku czy doświadczenia. Dzięki jasnym i wizualnym instrukcjom, OPL mogą być łatwo przyswajane przez pracowników z różnych pokoleń, co sprzyja lepszej współpracy i zrozumieniu w zespole. Ponadto, OPL mogą być dostosowywane do różnych stylów uczenia się, co sprawia, że są bardziej efektywne w przekazywaniu wiedzy.
Kluczowe aspekty przy wprowadzaniu Lekcji Jednopunktowych (OPL) w organizacji, które warto wziąć pod uwagę:
- Cel i zakres instrukcji – poprawa procesów
Instrukcja dotycząca OPL ma zapewnić prawidłowe tworzenie dokumentów, które dotyczą jednego kluczowego zagadnienia i mogą być stosowane we wszystkich procesach firmy.
- Odpowiedzialności w procesie tworzenia OPL – zarządzanie dokumentacją
Jasne zasady polegające na przydzieleniu roli i odpowiedzialności dotyczących opracowania, uzgodnienia i akceptację treści danej OPL jak i zrozumienia czy tworzony dokument będzie systemowy, czyli powiązany np. z daną procedurą w organizacji. Odpowiedzialność to także zarządzania wzorami i rejestrem OPL.
- Definicja i tworzenie OPL – kluczowe zagadnienia
Lekcja jednopunktowa to jednostronicowy dokument, zawierający wizualne i tekstowe przedstawienie stanu docelowego jednego kluczowego zagadnienia lub umiejętności.
- Przygotowanie treści i zasady formatowania – wizualizacja i czytelność
Treść OPL powinna być jasna, zrozumiała, zawierać przykłady i wizualizacje porównujące stan nieprawidłowy i docelowy.
Lekcje Jednopunktowe (OPL) są niezwykle efektywnym narzędziem w zarządzaniu procesami w firmie i jak każde narzędzie ma swoje wady i zalety, na które trzeba zwrócić uwagę:
Korzyści OPL:
- Szybkość i efektywność: OPL umożliwiają szybkie przyswajanie kluczowych informacji i umiejętności, co jest szczególnie ważne w procesie onboardingu pracowników.
- Jasność i jednoznaczność: Dzięki wizualnemu przedstawieniu informacji, OPL są łatwe do zrozumienia i zapamiętania przez pracowników.
- Standaryzacja procesów: OPL pomagają w utrzymaniu jednolitych standardów i procedur w całej firmie.
- Zarządzanie różnicami pokoleniowymi: OPL są uniwersalnym narzędziem, które może być zrozumiane przez pracowników różnych pokoleń, co sprzyja lepszej współpracy i zrozumieniu w zespole.
Wady OPL:
- Ograniczona ilość informacji: Ze względu na swoją formę, OPL mogą zawierać tylko jedno kluczowe zagadnienie lub umiejętność, co może być niewystarczające w przypadku bardziej złożonych tematów.
- Potrzeba aktualizacji: OPL wymaga aktualizacji, aby zachować aktualność i użyteczność, co może być czasochłonne.
- Zależność od wizualizacji: Skuteczność OPL w dużej mierze zależy od jakości wizualizacji, co może stanowić wyzwanie w przypadku bardziej abstrakcyjnych zagadnień.
Podsumowując, Lekcje Jednopunktowe (OPL) są wartościowym narzędziem w zarządzaniu procesami, które przyczyniają się do poprawy efektywności, jakości i współpracy w firmie. Jednakże, jak każde narzędzie, mają swoje ograniczenia, które należy uwzględnić przy ich stosowaniu.
Planujesz karierę w roli Lean Lidera lub zastanawiasz się, jak rozpocząć transformację Lean w swojej firmie?
Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci wybrać odpowiednie szkolenie lub uszyjemy je na miarę Twoich potrzeb.
Na Twoje pytania czekają:
Karolina Klimek
781 772 384
karolina.klimek@abk.pl
Justyna Dzikowska
881 406 804
justyna.dzikowska@abk.pl
Polecane artykuły
Lean Management
Lean w finansach: Pokonywanie wyzwań. Trwałe ulepszenia.
W tym wywiadzie z Moniką Ścibor-Staniszewską, Tribe Leaderem i Dyrektorką Centrum Rozwoju Procesów Wsparcia Biznesu, poznamy historię wdrażania metodyki Lean w banku. Dowiedz się, jak SCB nie tylko wdrożył metodykę Lean, ale włączył ją w kulturę organizacyjną, osiągając wymierne korzyści w różnych obszarach, w tym digitalizacji, optymalizacji procesów i rozwoju pracowników. Odkryj kluczowe strategie i narzędzia, pokonane wyzwania oraz inspiracje płynące z tej inicjatywy.
Lean Management
Diagram Pareto jako podstawa analizy biznesowo-procesowej
W większości realizowanych procesów usługowych, produkcyjnych oraz logistycznych, efektywność i świadomość procesowa stoją na czele listy priorytetów. Dlatego też analitycy i menedżerowie nieustannie poszukują narzędzi, które pozwolą im w sposób szybki i efektywny te procesy doskonalić.
Jednym z najprostszych narzędzi w ich arsenale jest Diagram Pareto. To intuicyjna metoda wizualizacji danych, oparta na zasadzie Pareto, znanej również jako zasada 80/20. Stanowi ona fundament skutecznej analizy biznesowo-procesowej, umożliwiając koncentrację na kluczowych problemach. Pozwala na maksymalizację wyników w oparciu o prostą i czytelną wizualizację dającą świadomość miejsca występowania problemów.
Poznaj ofertę szkoleń
Zapisz się do naszego newslettera
Przesyłamy tylko wysokiej jakości treści.
Bez SPAMu.
Informacje o wpisach do bazy wiedzy, wydarzeniach
oraz terminach nadchodzących szkoleń.
Bądź na bieżąco z Akademią Białego Kruka 🙂