Excel w służbie Lean: cyfrowa mapa procesu i Lead Time w kolumnach
W świecie Lean Management często słyszymy, że najlepszym sposobem na analizę procesu jest kartka papieru i ołówek. To podejście ma swoje zalety – jest szybkie, intuicyjne i nie wymaga zaawansowanej technologii. Ale co, jeśli chcemy spojrzeć na proces nie tylko wizualnie, ale również analitycznie?
Co, jeśli potrzebujemy danych, porównań, wykresów i możliwości filtrowania? W takich przypadkach Excel staje się nieocenionym narzędziem Lean – cyfrową wersją Mapowaniem Procesów, która pozwala nie tylko zobaczyć, ale i zmierzyć przepływ wartości.
Dlaczego Excel zamiast kartki papieru?
Tradycyjny VSM (Value Stream Mapping) na papierze to świetne narzędzie warsztatowe – angażuje zespół, pozwala szybko szkicować i dyskutować. Jednak jego ograniczenia stają się widoczne, gdy:
- Chcemy analizować dane historyczne.
- Potrzebujemy obliczeń (Lead Time, Takt Time, Waiting Time).
- Musimy porównać wiele procesów lub wersji mapy.
- Pracujemy z zespołem zdalnym lub w środowisku cyfrowym.
Excel daje nam to wszystko – elastyczność, skalowalność i możliwość analizy danych w czasie rzeczywistym. Co więcej, jest dostępny praktycznie dla każdego, bez potrzeby wdrażania specjalistycznych systemów.
Kolumny Excela jako etapy procesu
Wyobraźmy sobie, że każda kolumna w Excelu reprezentuje jeden krok w procesie – od momentu rozpoczęcia (Start) aż po zakończenie (Stop). Każda komórka zawiera dane liczbowe lub daty, które odzwierciedlają czas trwania danego etapu, jego rozpoczęcie, zakończenie lub inne kluczowe metryki.
Przykład struktury:
Dzięki takiej strukturze możemy:
- Zmierzyć Lead Time – czyli całkowity czas od rozpoczęcia do zakończenia procesu.
- Zidentyfikować wąskie gardła (ang. Bottleneck) – poprzez analizę czasu trwania poszczególnych etapów.
- Zobaczyć przepływ wartości – podobnie jak w klasycznym mapowaniu procesów, ale w formie cyfrowej i dynamicznej.
Dlaczego to działa?
Lean opiera się na danych, wizualizacji i ciągłym doskonaleniu. Excel pozwala:
- Zautomatyzować obliczenia (np. różnice między datami, średnie czasy, odchylenia).
- Tworzyć wykresy pokazujące przepływ procesu.
- Filtrować i sortować dane według różnych kryteriów (np. typ produktu, klient, operator).
- Zestawiać dane z różnych okresów i porównywać efektywność.
Excel jako cyfrowa mapa procesu
W tradycyjnym mapowaniu rysujemy czynności na papierze, pokazując przepływ materiału i informacji. W Excelu możemy to zrobić cyfrowo, dodając:
- Kolumny z czasem oczekiwania (Waiting Time),
- Kolumny z czasem dodawania wartości (Value-Added Time),
- Kolumny z typem operacji (manualna, automatyczna, kontrolna).
Dzięki temu uzyskujemy pełny obraz procesu – nie tylko w formie graficznej, ale również liczbowej, co pozwala na głębszą analizę i podejmowanie decyzji opartych na danych.
Korzyści dla zespołu Lean
- Przejrzystość – każdy etap procesu widoczny w jednej tabeli.
- Dane w czasie rzeczywistym – możliwość aktualizacji i śledzenia zmian.
- Współpraca – łatwe udostępnianie i komentowanie.
- Doskonalenie – szybka identyfikacja strat i potencjałów optymalizacji.
Excel to nie tylko arkusz kalkulacyjny – to użyteczne narzędzie Lean, które może służyć jako cyfrowa mapa pod projekt Lean czy Six Sigma.
Dzięki prostemu podziałowi na kolumny reprezentujące etapy procesu, możemy analizować Lead Time, identyfikować straty i doskonalić przepływ wartości. To podejście łączy wizualizację z analizą danych, co czyni je idealnym rozwiązaniem dla zespołów Lean dążących do ciągłego doskonalenia.
Case dla ciebie:
zasłoń daty w swoich Excelach i sprawdź czy jesteś w stanie wyznaczyć pierwsze działania pod projekty takie jak np. Raport A3 😊 (sprawdź artykuł)
Zastanawiasz się, jak zacząć swoją karierę Lean Lidera lub zastanawiasz się od czego zacząć wdrażanie programu Lean w swojej organizacji?
Zadzwoń lub napisz
Karolina Klimek
781 772 384
karolina.klimek@abk.pl
Justyna Dzikowska
881 406 804
justyna.dzikowska@abk.pl
Polecane artykuły
Lean Management
Lean w finansach: Pokonywanie wyzwań. Trwałe ulepszenia.
W tym wywiadzie z Moniką Ścibor-Staniszewską, Tribe Leaderem i Dyrektorką Centrum Rozwoju Procesów Wsparcia Biznesu, poznamy historię wdrażania metodyki Lean w banku. Dowiedz się, jak SCB nie tylko wdrożył metodykę Lean, ale włączył ją w kulturę organizacyjną, osiągając wymierne korzyści w różnych obszarach, w tym digitalizacji, optymalizacji procesów i rozwoju pracowników. Odkryj kluczowe strategie i narzędzia, pokonane wyzwania oraz inspiracje płynące z tej inicjatywy.
Lean Management
Diagram Pareto jako podstawa analizy biznesowo-procesowej
W większości realizowanych procesów usługowych, produkcyjnych oraz logistycznych, efektywność i świadomość procesowa stoją na czele listy priorytetów. Dlatego też analitycy i menedżerowie nieustannie poszukują narzędzi, które pozwolą im w sposób szybki i efektywny te procesy doskonalić.
Jednym z najprostszych narzędzi w ich arsenale jest Diagram Pareto. To intuicyjna metoda wizualizacji danych, oparta na zasadzie Pareto, znanej również jako zasada 80/20. Stanowi ona fundament skutecznej analizy biznesowo-procesowej, umożliwiając koncentrację na kluczowych problemach. Pozwala na maksymalizację wyników w oparciu o prostą i czytelną wizualizację dającą świadomość miejsca występowania problemów.
Poznaj ofertę szkoleń
Zapisz się do naszego newslettera
Przesyłamy tylko wysokiej jakości treści.
Bez SPAMu.
Informacje o wpisach do bazy wiedzy, wydarzeniach
oraz terminach nadchodzących szkoleń.
Bądź na bieżąco z Akademią Białego Kruka 🙂